参加一个展会必需要做「展前准备」、「展中行销」与「展后处理及行销」等三个阶段的准备，分别说明如下：
展前准备
由于展前准备事项繁多，所以最好成立一个专案团队，订定各单位的权则，在分配人员工作内容，团队小组除负责与主办单位连络外，并召开会议就参展目的、主题、目标、预算及应注意事项，拟定成各项的工作计画书（如展品、装潢、展览行销、人员训练及后勤支援计画等），展前准备工作必须配合主办单位之进度，依照展览举办时程的不同，最早可能在展出前一年多就必须开始，至少亦须于展前半年推动。
展前准备在分为五个重点：
一：周全的展前企划
洽订摊位为第一步：为了确保可以收到最新参展资讯，建议主动与主办单位联系，以确保获知展览最新消息。主办单位会准备简单的报名表，供参展厂商填写并申请摊位，其内容通常是公司基本资料、摊位租金以及所需的摊位尺寸等。摊位洽订通常在展前9至10个月就必须向主办单位报名。如确定参展时必须尽早与主办单位联系，及早报名以争取较佳位置。
填妥报名表就是参展报名的第一步，主办单位在收到报名厂商的申请表后，会进行摊位分配，分配完成后，会将结果通知参展厂商，并请报名厂商确认。越热门的展览，在主办单位摊位分配后，越不易更换摊位。所以及早订位，以取得有利的位置。摊位确认后，主办单位会寄请款单要求支付订金或头期款。等收到所有款项后，会寄送发票给参展单位。
二：精选展品项目
参展用之展品及宣传品务必要提早准备，且必须与参展进度相配合。为确保展品能符合观展者的需要，参展商必须要有严谨的挑选展品步骤，先要拟定展品主题的内容，以配合展会的品项的属性，其次，将所开发出来的展品与设定的主题及目标客户需求相较，最后决定所要的参展的展品。在来，应就最终选定的展品制作基本资料及宣传品，以供展场接待客户人员介绍展品之依据。展场常见的宣传品包括产品型录、工作人员名片、DM、手提袋、CD等。
三：周详人员的训练
由于，展览期间短暂，参展商必须训练一批展场人员，要让买家在短时间内即能明了展示产品，并立即解答询问内容，以留住或接待更多的有效客户。首先，在展场人员的遴选上，参展人员需有愉快、开朗、外向、诚恳、亲切等人格特质、在以具专业知识、表达能力强、具有健康身体与旺盛精力，更要有执行团队分工合作的素养。其次，对展场人员的产品专业知识训练上，要让参展人员彻底了解参展的目的。其次在产品特点、产品服务规格、包装方式及制造流程、价格、交易条件等内容等，有问不倒的专业知识、要倒背如流型录内容。最后则必须针对接待技巧进行演练，如客户莅临摊位、接近客户、展示摊位、现场报价、缔结签约及送客等方面的接待技巧。
四：积极的展前行销
叁展除了可遇见主办单位极力邀请的买家外，也是一年当中，可相约多个买家一次碰面的最好机会，所以展前就必需要有积极的行销动作，首先在展前先告知目标买家参展的资讯，进而让买家有前来观展的意愿，在联络的当中甚至可根据买家的意见，进而修正展览的计画与内容。在实际行销工具上，包括：邀请信函、专业期刊广告、网页宣传及媒体报导等；在实际行动上，可先寄发邀请函，未回覆者再以电子邮件通知，最后则再以电话直接邀请，以确认邀请买家的意愿。
五：展前说明
会一般约在展前三个月左右，承办单位会举行展前说明会，说明会上，会将展会的特性、应注意的事项、展位装潢、旅行社的展会行程及展品货运做相关的说明，同时也会发放上列相关资料及客户邀请函还有展会的参展手册。这本手册极为重要，因为手册内详载展览所有规范，也详列参展厂商与主办单位双方权利义务，参展手册的内容大致可分为展览会基本资料、展出规定以及如装潢..等各式服务之申请表格。另说明会上，参展商可在现场提出有关展会的相关问题，在现场相关说明人员会解答参展商的各项疑问。
展前说明会在细分成三个重点如下：
一、摊位装潢规划与展品陈列在展前说明会时，所发放的参展手册内有主办单位的制式摊位平面图后，应该即刻进行摊位装潢规划。摊位的设计，让产品在精不在多，摆设不要太复杂，可用海报、色彩或实物呈现出来，要在前三秒钟就吸引人驻足，让人产生好奇心，其中颜色占有非常重要的地位，要用适合的色系来衬托产品的属性。及公司的形象。另依摊位大小来凸显重点：一般而言，小型摊位（9平方米）的装潢重点在于突显展品效用与功能，展品文宣为设计重点，在区域规划上则可设置产品陈列区与交易洽谈区。而中型摊位（ 12平方米）的装潢重点在于突显展示主题及创造视觉印象，装潢材料应用、展品主题为设计重点，在区域规划上则可设置服务台接待区、产品展示区，以及交易洽谈区。大型摊位（ 18平方米以上）装潢重点在于突显企业形象及传达明确参展主题，以动线安排、装潢材料应用、参展主题概念及企业CIS为设计重点，在区域规划上则可设置服务台接待区、产品陈列区及展示区、交易洽谈区、独立客户洽谈区，以及活动区。
二、旅行事务参展牵涉商务旅行，确定参展之后，主办单位会有配合的旅行社办理签证、安排机位及洽订旅馆等事宜。只是参展厂商要特别注意，所有行程及住宿的安排最好尽早处理，因为一些国际大展，到了展览期间旅馆价格就会涨价且供不应求，如果已确定参展人员，建议最好提早预定机票及旅馆，以便提早保留。
三、展品运输参展用之展品及宣传品务必要提早准备，且必须与参展进度相配合，请务必注意装船日。亚洲展至少须于展前一个月装船，欧洲展则至少须在展前45天启运。如果展品要随身携带，则最好准备相关文件(如专利证明、原产地证明等)，以备通关时可能发生的各种情况。也要注意整体行李重量的上限，以免罚款。展品的包装可以比照一般出口的规定办理，唯一不同的是要方便展后再包装。所有展品是参加展览最重要的一环，任何足以影响展品运送之情况务必排除，以保证如期展出。我公司有配合的货运公司，在展前说明会上会有详尽的说明。
展中行销
所谓的「展中行销」，是指参展人员自到达会场开始，至展览结束为止，在展览期间为落实展前企划内容、达成展览目标的行销作为，这包括：装潢布置、接待客户、展中促销、商情搜集、展中会议等。主要分为五个要诀：
一：主题明确的产品布置
摊位的装潢、布置应遵守主办单位的进（退）场时间规定，所以务必掌握装潢的作业进度，也可避免后续展品进场陈列、布置时间的延迟。至于，摊位内部的布置，最好在开幕前一天开始比较适合。供陈列展品、张贴海报图片等内部布置之用。另外，关于展品进场的时机，为避免被抄袭与被窃的风险，若是展品较多、陈列费时，至少也要先保留主力产品，待开幕前一刻再陈列即可。当然，展品送达的状态也必须注意，应检查数量是否正确、是否受损，若有异样也应找公证单位前来处理，或将损坏情况、包装方式详加记录，以做为索赔与下次参展展品运送、包装改进的依据。最后，对于展品包材与废弃物也应妥善处理，除非展品展后不再包装，否则如纸箱、木箱、填充物等包装材料，应妥善储存。
二：因势利导的待客之道
在展场中，接待来访客户的技巧相当重要，往往是决定交易能否成功的关键。首先，当客户莅临摊位时，接待人员并不是马上趋前就是最好的接待，而是必须辨别客户的肢体语言，并捉住最佳时机去接近客户，如此往往能提高接触效率与成交机会。在正式接触、交换名片后，就必须直接询问对方有兴趣的展品，以及公司主要业务等有意义的问题，并继续探求观展者的特性（如进口商、批发商、代理商、零售商、终端消费者等）、观展者的实力（营业额、资本额、员工数、采购往来对象等）、观展者来访目的等，再决定后续采取的洽谈对策。
事实上，在展场接触的观展者中，会遇到同业来打探商情，主力接待人员便要有能力在三十秒内判断出来，并交由辅助接待人员予以打发，避免浪费时间与唇舌。在展示推销技巧方面，主要还是要从客户关心的问题出发，尤其进口商对于产品所带来效益的重视，往往更甚于产品所呈现的特色，因此在售价、终端客户可接受价格、可获毛利与提供服务方面的介绍资讯，往往比较吸引顾客的注目，此点可在展示推销中多加运用、转换。至于，在现场报价部分，公司应制定标准作业程序，对目标客户应先充分了解客户性质、采购数量、所在国家等资讯后，再提供报价；而对于询价客户或竞争者之应对，除可采反制扰乱策略外，也可以请对方留下名片，并告知回国后再联络。问话技巧关系成交与否？尽量避免密闭式两分法的问法，「是」或「不是」、「要」或「不要」，要多利用开放式问法，引诱消费者谈话，引起他谈需求，他所要的。
三：适时一击的展中促销
在实务中其实早已证明，在展中进行促销活动，比没有实施的企业，能明显吸引更多的人潮至摊位参观，企业只要运用得当，不仅可在众多参展商中异军突起、达成宣传效果，更能促成后续的交易活动。DM、型录在内容的设计上也应力求精美，才能达到宣传效果。建议最好不要全部任由参观者自由取阅，发放的对象仍有所选择，较详细之型录及CD则赠予深具潜力之买主，以致赠纪念品的方式送上，必要时可以征得其同意后，邮寄至其办公室，不但提高买主的印象，也借机制造第二次联络机会，单页之简单型录可以让参观买主自行取阅，另外，发放具实用、独特性、内容要符合形象的、品质良好的宣传赠品，也足以吸观展者的目光，最后，也可运用多媒体效果来达成创造人潮、传播资讯、教育观众的目的，以提升观展者对展品或企业的认识。
四：知己知彼的商情搜集
「展场」既是打败对手的战场，也是认识对手、吸取对手经验最直接的观摩场所。因此，参展商在展场进行商情搜集至为重要，更重视的企业还会找专人负责。一般在展场从事情搜时机有两个，其一是在自己展摊布置完、展会开幕前至各家摊位了解有哪些现有或潜在竞争者、上游供应商、下游客户、替代性产品参展，以决定展中后续的商情搜集对象；其二是在展览开始期间，参展人员可利用轮空时间，就选定的商情搜集对象进行观察、询问、资料搜集等工作。至于，在展中所获得的商情资讯，仍有必要由专人进行整理、分类与保管，并适时将重要内容呈报主管，或做为展中行销或未来行销研究的参考。
五：快速反应的展中会议
在展场中，竞争无所不在，争取客户的招数也是五花八门，如何随机应变也成为力挽狂澜或趁胜追击的重要反应能力。鉴此，一般即透过展中会议的召开，来凝聚全员共识、落实展中作业，并进一步跟踪参展绩效、调整因应对策，以达成参展的预定目标。在实务上，一般展中会议可利用「展览开始前一晚」、「每日展览开始前及结束后」、「展览结束的前一晚」等时段召开，以提醒、确认各个参展工作人员应注意及负责事项，并检讨工作成果、缺失或竞争者作法，以做为隔天或未来因应参展工作的依据。
展后处理及行销
简单的说，「展后处理」指的就是展览结束后展场应处理的「展品处理」与「单据整理」两项工作，前者如展品包装、确认展品去向、点交展品运送，以及展品复原归位等事项；后者则是确保公司表单及费用单据的完整性，以有效建档成公司资料库，或确认经费执行结果。至于，「展后再行销」则是在展览结束、返回企业后，业务人员根据展览期间所搜集的访客资料再次与客户联络，以促成客户下单的工作，其中包括：「访客纪录筛选」、「展后联络与跟催」，以及「展后资料建档」等工作。其中，最值得注意的是「展后联络与跟催」工作，一般展后48小时为黄金期，国外展会扣除买家回程时间。未及时向客户致函感谢或回应展中交办事项与关心议题等工作，则可能因而让竞争者捷足先登而丧失商机。其后，再于七天内与客户再次联络，以确认是否已收到感谢函，且进一步接洽客户交办事项处理结果，或借以了解客户的其他需求，以彰显企业的专业与热忱。还有，耐心的持续跟催、跟催、再跟催，往往是成功获得买主青睐的重要工夫，根据统计，有三分之一的潜在客户会在一个月内回覆讯息，展后开始与客户联络、跟催，至看到成果，平均也要花上三至八个月的时间，「好事多磨」可说是从事国际行销业务工作者该有的认知与精神。最后要进入参展绩效检讨、评估作业阶段。一般评估参展绩效可分为五步骤，包括：「搜集绩效数据」、「评定参展绩效」、「研讨差异原因」、「研拟对策」、「改善回馈」等过程，以此可做为此次参展的总结，也为下次参展开创新的格局。
